En tant qu’artisan, le secrétariat peut parfois vous prendre beaucoup de temps et pénaliser votre chiffre d’affaires. En effet, vos chantiers et vos clients n’attendent pas !

Pourtant faire appel à une secrétaire indépendante de façon permanente ou temporaire peut vous soulager et permettre à votre entreprise d’être à jour dans son administration.

Nous détaillerons dans cet article, 3 avantages et 3 exemples de tâches à externaliser pour votre entreprise !

Les artisans qui souhaitent une assistance afin d’optimiser leur temps et leur budget ont en commun au moins une des problématiques suivantes :

• manque de temps à dédier à l’administration de l’entreprise
• manque de compétences pour certaines tâches notamment bureautiques (informatiques)
• activité variable ne permettant pas à l’artisan de s’engager sur un contrat d’embauche
• budget trop restreint pour embaucher une secrétaire en interne ou pour confier certaines tâches à son cabinet comptable

3 avantages de faire appel à une secrétaire indépendante :

Un gain de temps :

• dédier son temps à l’activité de son entreprise et non plus à son administration
• se dégager des formalités d’embauche

Une optimisation du budget :

• la secrétaire indépendante intervient à la demande, offre des prestations à la carte et parfois dans des délais très courts (en week-end ou en période de vacances scolaires)
• facturation à la prestation effectivement réalisée
• pas de charges salariales (congés payés, indemnisations, RTT, taxes diverses sur les salaires) : le contrat de travail est remplacé par un contrat commercial plus rentable

Un interlocuteur unique :

• qui à connaissance des problématiques rencontrées par les artisans
• qui connaîtra votre structure, ses besoins et ses contraintes
• pour une relation de confiance et un respect de la confidentialité

3 exemples de tâches à externaliser :

Formalisation des documents administratifs :

• création de documents : courrier, devis, facture, mail…
• retravailler un document Word, PDF, PowerPoint, Publisher…
• frappe d’un document manuscrit : note personnelle pour courrier par exemple
• gestion des mails
• actualisation des réseaux sociaux et des sites Internet

Assistance en comptabilité :

• classement et archivage des éléments comptables pour transmission à votre expert-comptable
• suivi des factures et des paiements
• mise à jour des tableaux de bord
• numérisation des documents

Prospection et mise à jour des bases de données :

• création d’une base sous Excel : client, RH…
• qualification et mise à jour d’une base
• prospection client par téléphone ou par mail
• réalisation d’enquêtes, sondages

Vous avez désormais les clés en main pour mener une réflexion sur les tâches administratives qu’il est possible de confier à une secrétaire indépendante dans votre entreprise !

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