De nombreuses entreprises se demandent si externaliser la rédaction de documents est réellement rentable pour leur activité (comptes rendus, procès-verbaux, rapports). Les bénéfices peuvent être multiples mais dépendent des objectifs recherchés par l’entreprise.

Nous allons détailler, dans cet article, 4 objectifs recherchés par les entreprises qui choisissent d’externaliser la rédaction de documents.

Objectif 1 : améliorer sa productivité

En externalisant cette mission, l’entreprise souhaite rationaliser son temps agent et se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée (conseil client, vente, communication…). La structure est ainsi plus réactive et compétitive.

Objectif 2 : gagner en souplesse

L’activité d’une structure peut être déstabilisée par une surcharge temporaire de travail ou par une absence de salariés. L’entreprise peut alors faire face à ces aléas en faisant appel à une secrétaire indépendante qui pourra réaliser la mission confiée dans les délais convenus, parfois très courts (en week-end ou en période de vacances scolaires).

Aussi, ce fonctionnement permet à l’entreprise de se dégager des formalités administratives liées à l’embauche (gestion des congés, arrêts maladie, absences…). Le contrat de travail est remplacé par un contrat commercial plus souple.

Objectif 3 : optimiser son budget

L’optimisation du budget reste un objectif central pour une entreprise qui cherchera un prestataire intervenant à la demande et offrant des prestations à la carte. Externaliser la rédaction de documents s’avère ainsi moins coûteux, comparé à une embauche. L’entreprise n’aura, en effet, pas de charges salariales à provisionner (congés payés, indemnisations, RTT, taxes diverses sur les salaires). De plus, le budget à consacrer à cette mission est adapté à l’activité administrative réelle de la structure (paiement à la prestation effectivement réalisée).

Objectif 4 : assurer une impartialité et une confidentialité dans la rédaction

Les structures souhaitent une rédaction  la plus impartiale possible et fidèle à l’enregistrement, dans le cas d’une retranscription audio. Cette objectivité, tout comme la confidentialité des dossiers sont garanties lors d’une externalisation de services.

Vous vous êtes reconnus dans ces 5 objectifs ? Il ne vous reste plus qu’à trouver le prestataire qui répondra le mieux à vos besoins !

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