En tant qu’association, il est difficile d’identifier les tâches administratives qui pourraient être externalisées ainsi que les avantages réels pour les membres et la structure.

Le secrétariat externalisé est, aujourd’hui, une profession très répandue en France mais qui peine encore à se faire connaître par les associations.

Souvent utilisé dans le domaine de la permanence téléphonique, de la prospection et de la retranscription audio de réunions, le secrétariat externalisé offre pourtant les mêmes services qu’une secrétaire classique.

Nous détaillerons dans cet article 4 avantages et 4 exemples de tâches à externaliser pour votre association !

Les associations qui me demandent une assistance souhaitent optimiser leur fonctionnement, leur budget et ont en commun au moins une des problématiques suivantes :

• manque de temps des bénévoles à dédier à l’administration de la structure
• manque de compétences des bénévoles pour certaines tâches notamment bureautiques (informatiques)
• activité variable ne permettant pas à l’association de s’engager sur un contrat d’embauche
• budget trop restreint pour embaucher une secrétaire en interne ou pour confier certaines tâches à son cabinet comptable
• surcharge de travail temporaire pour les bénévoles ou les salariés
• absence temporaire de personnel

4 avantages du secrétariat externalisé :

Un gain de temps :

• dédier son temps à l’activité de l’association et non plus à son administration
• se dégager des formalités d’embauche

Une optimisation du budget :

• la secrétaire indépendante intervient à la demande, offre des prestations à la carte et parfois dans des délais très courts (en week-end ou en période de vacances scolaires)
• facturation à la prestation effectivement réalisée
• pas de charges salariales (congés payés, indemnisations, RTT, taxes diverses sur les salaires)

Un interlocuteur unique :

• qui a connaissance des problématiques rencontrées par les associations
• qui connaîtra votre structure, ses besoins et ses contraintes

Une relation de confiance et un respect de la confidentialité

4 exemples de tâches à externaliser :

Traitement de texte, saisie et mise en page :

• création de documents : courrier, bulletin, compte rendu, convention…
• aide à la préparation de l’AG, du CA et du bureau : convocation, rédaction et diffusion des CR
• retravailler un document Word, PDF, PowerPoint, Publisher…
• frappe d’un document manuscrit : note personnelle pour courrier ou mémoire par exemple
• rédaction et envoi newsletter
• actualisation des réseaux sociaux et des sites Internet

Assistance en comptabilité :

• gestion des adhésions : envoi, réception et enregistrement des formulaires de renouvellement
• classement et archivage des éléments comptables pour transmission à votre expert-comptable
• suivi des factures et des paiements
• mise à jour des tableaux de bord

Prospection et mise à jour des bases de données :

• création d’une base sous Excel : adhérent, client, RH…
• qualification et mise à jour d’une base
• prospection client par téléphone ou par mail
• réalisation d’enquêtes, sondages

Retranscription audio :

• réaliser les comptes rendus, procès-verbaux de vos réunions, dictées, rapports…
• à partir d’un enregistrement audio

Vous avez désormais les informations nécessaires pour mener une réflexion sur les tâches administratives qu’il est possible d’externaliser dans votre association !

Pour plus d’information sur les services aux associations proposés par NOTA Secrétariat, cliquez ici !