La qualité de l’enregistrement est un prérequis important qui fera gagner du temps à votre secrétaire pour la retranscription et donc qui vous fera économiser de l’argent.

En effet, qu’il s’agisse d’une interview, d’une réunion, d’un séminaire, d’un colloque ou d’une dictée, une bonne qualité d’écoute permettra une retranscription dans de bonnes conditions et une livraison du travail dans les délais fixés.

Choisir un lieu calme, pour éviter tout type de bruit qui pourrait parasiter l’enregistrement.
Dans la mesure du possible, installer les tables et les chaises, de sorte que chaque participant puisse être entendu par votre solution d’enregistrement.

Prévoir une feuille d’émargement avec nom, prénom et fonction. Cette dernière aidera votre secrétaire à renseigner nominativement les intervenants.
Définir un ordre du jour, le suivre au mieux et le joindre à l’enregistrement. Ce dernier apportera à votre secrétaire un fil conducteur pour la rédaction.
Réaliser un tour de table en ouverture de séance. L’objectif est d’identifier au mieux les intervenants durant l’enregistrement. En effet, la prise de parole par les intervenants est, très souvent, identifiée au seul son de la voix.

Sensibiliser les intervenants à ne pas se couper la parole : si la parole d’un locuteur se chevauche avec celle d’un autre, il sera difficile d’identifier l’intervenant et parfois de comprendre le discours.
Demander que chacun se présente avant la prise de parole, si vous souhaitez que chaque intervenant soit identifié dans la retranscription (séminaire ou colloque par exemple).
Demander aux participants d’être vigilant sur le débit de parole et l’élocution. N’hésitez pas à reposer la question à l’intervenant si vous pensez que ce dernier n’a pas été vigilant.

Communiquer tous renseignements et documents nécessaires à la bonne compréhension des sujets : PowerPoint, précédent compte rendu…
Informer sur les éventuels jargons ou acronymes utilisés durant l’enregistrement.
Définir, avec votre secrétaire, les informations à faire figurer sur le document rédigé : logos, polices, en-tête, pied de page, lieu, date, heures de début et de fin de réunion, résultats des votes en séance, indication des interruptions et reprises de séance… Il est possible de communiquer à votre secrétaire un modèle ou un précédent compte rendu.

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